Paperiset keräilylistat, koko varaston inventointi pari kertaa vuodessa ja varastosaldojen pienet heitot ovat tätä päivää monelle varastolle ja yritykselle. Työn tehottomuutta ei aina pystytä havaitsemaan, varsinkaan silloin kun ydintoiminnot koostuvat useista manuaalisista työvaiheista: tietojen syöttö sekä varastokirjanpito ERP:n avulla, rahtikirjojen luominen erillisellä järjestelmällä sekä keräilylistojen muutokset kiireen keskellä.
Virheiden vähentäminen keräilyssä ja toimituksissa ovat niitä päämääriä, joihin jokainen tehokas varasto tähtää. Edellä kuvatut ongelmakohdat vähenivät oleellisesti vantaalaisen Scanoffice Oy:n toimintaympäristössä kun LeanwareWMS-varastonhallintajärjestelmä otettiin käyttöön.
– Huomasimme välittömästi säästöä työvaiheiden vähenemisen kautta. Olemme lisäksi vihdoin päässeet lähetysten jäljitettävyydessä tasolle, jossa inhimillisten virheiden osuutta on dramaattisesti minimoitu. Nyt asiakkaan kysyessä tilauksen perään, pystymme helposti osoittamaan, milloin ja mitä hänelle on varastostamme toimitettu, kertoo yrityksen osto- ja logistiikkapäällikkö Pekka Sandberg.
– Uusi järjestelmä näyttää paitsi reaaliaikaisesti, myös totuudenmukaisesti varastomme saldot, joka on nostanut yrityksemme toimitusvarmuuden aivan uudelle tasolle.
Scanofficen tuotevalikoimaan kuuluvat mm. ilmalämpöpumput, ilma-vesilämpöpumput, maalämpöpumput sekä laaja valikoima muita ilmankäsittelylaitteita, työkaluja ja tarvikkeita. Tuotteiden kova sesonkikysyntä nostaa kuumina kesäjaksoina varastotyöntekijöiden tarpeen jopa tuplaksi, jolloin kiireavuksi palkataan lisätyövoimaa.
Entisen paperilistoilla ohjatun keräilyn kouluttaminen uusille työntekijöille todettiin olevan niin hidasta, että puhuttiin useista päivistä, kunnes uusi varastomies oli valmis toimimaan itsenäisesti, sanoo Scanofficen varastopäällikkö Aki Aikio.
– LeanwareWMS:n avulla uuden työntekijän koulutuksesta suoriudutaan yleensä tunneissa, jonka ansioista varastomme pysyvät täydessä iskukunnossa myös läpi kiireisimpien sesonkien. Samalla työn mielekkyys on parantunut merkittävästi, kun papereiden sijaan kuittaukset ja merkinnät järjestelmään tehdään tablet-laitteella, Aikio kuvaa.
Scanofficessa ei ole tavatonta, että asiakkaan tekemään tilaukseen tulee muutoksia ennen toimitusta. Aiemmin muutoksia jouduttiin selvittelemään myyntiassistentin ja varastopäällikön kanssa pitkään. Uudessa järjestelmässä tiedot muutoksista päivittyvät reaaliaikaisesti myös ERP-järjestelmään, jolloin epäselvyyksiä ei synny.
Leanware ehdotti Scanofficelle siirtymistä uuden varastonhallintajärjestelmän myötä kohti dynaamista varastointia. Ajatukseen suhtauduttiin aluksi skeptisesti, mutta sen hyödyt todistettiin vasta käytännön kautta todeksi. Nyt varaston tilankäyttö on hyvin optimoitu, kun tuotteita ei enää sijoiteta tuoteryhmittäin.
– Oli upeaa nähdä, että Leanwarella oli alun epäilyksistämme ja vastalauseistamme huolimatta rohkeutta ajaa asiaa eteenpäin. Jälkeenpäin olemme huomanneet, ettei aiemmassa tuoteryhmäajattelussa ole varaston kannalta mitään etua. Dynaamisen varastoinnin avulla varastomme tilankäyttöä pystytään optimoimaan paremmin. Lisäksi kun inventointi tehdään nykyään keräilytyön ohessa, varastoa ei tarvitse erikseen pitää kiinni inventoinnin johdosta, Sandberg mainitsee.
Scanofficella nyt vuoden käytössä ollut LeanwareWMS on osoittanut kyvykkyytensä toistuvan kirjaustyömäärän vähentämisenä ja erityisesti toimitusvarmuuden kasvu on nostanut yrityksen asiakastyytyväisyyttä.
– Haasteellisen projektin hyvä ja mutkaton onnistuminen on antanut meille lisää virtaa ja uutta intoa erilaisiin jatkokehityshankkeisiin: järjestelmän avulla on rakennettu mm. palkkiojärjestelmiä ja mahdollisuus uudenlaisten varastohyllyjen käyttöönottoon onnistuisi mutkattomasti LeanwareWMS:n kanssa. Tällaisten kehitysideoiden sparraamisessa Leanware on osoittautunut loistavaksi kumppaniksi, Sandberg kehuu.
