Tehokkuutta ja selkeyttä laboratorioiden varaus- ja arviointi­järjestelmään

”Opiskelijat ovat olleet erittäin tyytyväisiä uuteen Alva-järjestelmään ja kehuneet sitä helppokäyttöiseksi ja hyvin toteutetuksi. Yliopiston näkökulmasta taas on erinomaista, että Alva palvelee hyvin opettajien tarpeita. Järjestelmä on tarpeen mukaan käytettävissä myös muissa yksiköissä ja siinä on otettu erinomaisesti huomioon myös saavutettavuus”. 

Asiantuntija Sanna Juntunen, Tampereen yliopisto 

Kun Tampereen yliopisto siirtyi kesällä 2020 käyttämään viidessä yliopistossa käytössä olevaa Sisu-opintotietojärjestelmää, myös mittauslaboratorioiden oppilastöiden varaus- ja arviointijärjestelmä piti uudistaa. Leanwaren toteuttama Alva-järjestelmä on otettu nyt käyttöön yliopiston fysiikan ja rakennustekniikan laboratorioissa, ja se voidaan ottaa tarpeen mukaan käyttöön myös muissa yksiköissä.  

Aikaisemmin yliopiston käytössä ollut järjestelmä kaipasi päivittämistä niin käytettävyyden, saavutettavuuden kuin mobiilikäyttömahdollisuuksienkin suhteen. Leanware teki Alvan kehitystyötä nopealla aikataululla samanaikaisesti toteuttamansa yliopiston Sisu-migraation kanssa, ja suunnittelussa kiinnitettiinkin erityisesti huomiota siihen, että järjestelmää voisi käyttää tulevaisuudessa myös muissa yliopistoissa, joissa Sisu on käytössä.

Tavoitteenamme oli saada sellainen laboratoriotöiden järjestelmä, joka palvelee yksiköitä mahdollisimman tehokkaasti laboratoriovarauksissa ja töiden arvioinnissa ja helpottaa niin opiskelijoiden kuin opettajienkin elämää, Tampereen yliopiston asiantuntijaSanna Juntunen

Nopeutta ja ketteryyttä opettajien ja opiskelijoiden arkeen

Merkittävin uudistus Alva-järjestelmässä etenkin opettajien näkökulmasta on mahdollisuus palauttaa laboratorioiden mittausraportit sähköisesti. Nyt kaikki työvaiheet laitevarauksista töiden palauttamiseen ja arviointeihin hoituvat digitaalisesti. Järjestelmä pitää huolen siitä, että opettajat näkevät yhdellä vilkaisulla esimerkiksi oman työjononsa. Tilojen ja henkilöstön resursointi hoituu näin entistä näppärämmin.

Halusimme toteuttaa yliopiston toiveen siitä, että näkymät ovat selkeitä ja käyttöliittymä ohjaa ja tehostaa työskentelyä merkittävästi.Tehostettu vuorokalenteri helpottaa nyt laboratoriovuorojen varaamista ja hallinnointia. Järjestelmä tuo uusia mahdollisuuksia myös kansainvälisille opiskelijoille, kun useiden kieliversioiden lisääminen on nyt mahdollista. Se parantaa myös järjestelmän saavutettavuutta, kuvailee Leanwaren asiantuntija Asta Hentilä.

Etenkin opiskelijat kaipasivat vanhaan järjestelmään päätelaiteriippumattomia käyttömahdollisuuksia, sillä heidän on yleensä helpompi tehdä laboratoriovarauksia mobiililaitteilla. Opiskelijoille erityisen tärkeää on myös se, että nyt suoritukset ja arvioinnit ovat ajan tasalla ja dokumentaatio tehdyistä asioista säilyy tallessa.

Nykyaikainen järjestelmä auttaa merkittävästi myös opetuksessa ja varmistaa, että kaikki kerätty data säilyy ja opiskelijoiden suoritukset jäävät järjestelmään talteen. Opettajille tärkeä uudistus oli etenkin sähköinen mittausraporttien palautusmahdollisuus, joka helpottaa heidän työtään ja vähentää arviointeihin käytettyä aikaa”, sanoo Tampereen yliopiston IT-arkkitehti Arja Tusa.

Haastavakin vuosi tuntuu helpolta, kun yhteistyö toimii

Leanware on ennen Sisu-migraatiota ja Alva-järjestelmää tehnyt Tampereen yliopistolle muun muassa tilanvaraus- ja opintosuunnitelmajärjestelmiä sekä Kaiku-kurssipalautejärjestelmän. Yli kymmenen vuoden asiakassuhteen aikana luotu tiimihenki ja keskinäinen luottamus tarjosivat hyvän pohjan ketterälle projektimuotoiselle tekemiselle, vaikka aikataulupaineet olivatkin välillä kovat ja samaan aikaan tehty Sisu-järjestelmään siirtyminen aiheutti ajoittain päänvaivaa. Oman haasteensa projektin etenemiselle toi myös lähes koko vuotta 2020 riivannut koronapandemia, joka pakotti pitämään projektipalaverit etänä.

Halusimme järjestelmän teknisen toimituksen hieman eri tavalla kuin aikaisemmin. Se ei iloksemme aiheuttanut juurikaan ongelmia, vaan asia saatiin ratkaistua asiantuntijoiden kanssa muutamalla etäpalaverilla. Leanwarenpuolelta suhtauduttiin joustavasti myös toiveeseemme käyttää järjestelmän kehityksessä Angular-sovelluskehystä. Ohjelmistokehittäjät osasivat haastaa meitä oikealla tavalla. Arvostan sitä, että he kertoivat rehellisesti, jos jotain pyytämäämme asiaa ei kannattanut toteuttaa tai se piti tehdä eri tavalla kuin olimme ehkä ajatelleet. Emme ehtineet testata koronan aiheuttamien lisätöiden takia järjestelmää niin perinpohjaisesti kuin normaalisti olisimme testanneet, mutta luotimme siihen, että järjestelmä kyllä toimii, Sanna Juntunen kertoo.

Leanwaren asiakkuusvastaava Aleksi Korkea-ahon mukaan etenkin korona-aikana on ollut ensisijaisen tärkeää, että Leanwaren asiantuntijat toimivat asiakkaan kanssa tiiminä ja viestintä toimii molempiin suuntiin myös yllättävissä tilanteissa. Jopa koronapandemian aiheuttama äkillinen siirtyminen etätyöskentelymalliin sujui kitkattomasti molempien näkökulmasta, kun kommunikointi projektin etenemisestä puolin ja toisin oli jatkuvaa ja avointa.

Tampereen yliopiston Arja Tusa on samaa mieltä.

Yhteistyö on aina ollut todella sujuvaa. Meillä ei ole minkäänlaisia kynnyksiä yhteydenottoon ja tiedämme, että Leanwarenasiantuntijat tarttuvat haastaviinkin tilanteisiin heti. Vaikka Alva-projektin rinnalla oli vieläkin isompi yhteinen projekti käynnissä, kaikki toimi saumattomasti. Projektit luonnistuvat näin hyvin silloin, kun asiat priorisoidaan oikein ja ne on alun perinkin määritelty Luotamme Leanwaren asiantuntijoiden osaamiseen sataprosenttisesti ja Alvan suhteen voin hyvillä mielin sanoa, että saimme juuri sitä mitä tilasimmekin. Järjestelmän kehitys jatkuu Leanwaren kanssa edelleen, ja vireillä on jo toinenkin järjestelmän uudistusprojekti.