Saako olla kirjanpitoa vai ohjausta?

Lähes poikkeuksetta yritykset lähestyvät Leanwarea tilanteessa, missä vanhaa varastokonetta virittämällä tehot eivät enää nouse ja tavaraa pitäisi silti saada toimitettua varastosta enemmän, paremmin ja useammin. Ratkaisu yhtä poikkeuksetta on panostaa varaston kokonaistehokkuuden kasvattamiseen käynnistämällä varaston kehittämisen muutoshanke, missä suurin painoarvo on prosessien määrittämisellä ja kehittämisellä sekä päivittäisjohtamiseen keskittymisellä. Useimmiten oleellinen osa prosessien kehittämisen muutosprojektia on varaston ohjaukseen suunnitellun järjestelmän käyttöönotto.

Mutta miksi erillistä järjestelmää tarvitaan? Onhan toiminnanohjausjärjestelmässä tai varastokirjanpitojärjestelmässä, ERP:ssä (Enterprise Resource Planning) jo valmiina varaston toiminnan mahdollistavat ominaisuudet? Totta, ERP tukee varaston toimintaa vähintään ostotilausten vastaanoton ja myyntitilausten toimituksen kautta ja usein ERP:stä löytyy myös hyllypaikat varaston työntekijöiden työn helpottamiseksi. Kuitenkin tosiasia on, että tavaran vastaanoton, hyllytyksen ja toimituksen välissä tapahtuu paljon toimintoja, joiden ohjaus ja seurantamahdollisuudet ERP:ssä ovat hyvin rajalliset ja joiden tehokkuus ERP-ohjatussa varastossa määräytyy suoraan varastotyöntekijän pätevyyden mukaan.

Yritys tarvitsee ERP:n liiketoimintansa pyörittämiseen. Varaston toimintaa voidaan tehostaa tiettyyn pisteeseen saakka kehittämällä varaston prosesseja ja varastotyöntekijöiden ammattitaitoa, mutta täyden tehon saamiseksi vaaditaan ERP:n lisäksi järjestelmä varaston ohjaamiseen eli WMS (Warehouse Management System). Joskus varastokirjanpitojärjestelmiäkin kutsutaan WMS:ksi ja se on omiaan sekoittamaan kuulijan päätä. Tiivistän aidon varastonohjausjärjestelmän (WMS) ja varastokirjanpitojärjestelmän (ERP) erot seuraavasti:

1. WMS ohjaa prosessia, mikä muodostaa tärkeimmän eron varastokirjanpitojärjestelmiin. WMS optimoi jatkuvasti varastopaikkoja ja kertoo käyttäjälle minne pitää varastoida mitäkin tuotetta. WMS kertoo myös miten pitää kerran keräillä missäkin tilanteessa, esimerkiksi trukkikeräilynä vai ryhmäkeräilynä. Ryhmäkeräilyssä WMS ohjaa montako tilausta voidaan ottaa kerralla keräykseen, että tavaramäärän käsittely onnistuu. Kaikki keräilyalustat on mallinnettu WMS:ään.
2. Erittäin tärkeä WMS:n perusominaisuus on, että järjestelmä pystyy käsittelemään varastomallia eli tietoa siitä minkälaisia varastoyksiköitä voidaan sijoittaa minnekin. Kunnon WMS:ssä myös error proofing -toiminnot varmistavat, että kaikki tapahtumat varastossa menevät oikein eli käyttäjä on varmasti oikeassa paikassa ja ottaa oikean varastoyksikön käsittelyyn.
3. WMS:n pitää pystyä käsittelemään varastoyksiköitä eikä pelkästään varastopaikkoja. Tällöin esimerkiksi tavaroiden siirto paikasta toiseen on paljon helpompaa; voidaan siirtää varastoyksikkö, jolloin siirtyy kerralla kaikki ne tavarat, mitkä ovat siinä nimenomaisessa varastoyksikössä.

Kirjanpidolla taitat siis kyllä matkaa, mutta vaihdetta silmään saat WMS:llä. Tule juttelemaan näkemyksellisten asiantuntijoidemme kanssa mikäli vauhti ei miellytä ja moottori ulisee!