Sisälogistiikan tarkastuslista – Ovatko prosessit hallussa?

13.5.2016

Maailma muuttuu ja kehittyy nopeammin kuin koskaan ennen. Myös sisälogistiikan kehitys on nopeampaa kuin koskaan ennen. Kehityksen vauhti on aiheuttanut ennennäkemättömiä suorituskykyeroja varastojen välillä. Kehityksen nopeaa tahtia on määrännyt asiakkaiden liiketoimintaympäristön vaatimukset, toisaalta taas automaation ja tietotekniikan kustannusten lasku sekä arkipäiväistyminen. Varastojen tehokkuuden mittaamisessa joustavuus nousee aiempaa merkittävämpään rooliin. Volyymit vaihtelevat enemmän ja samalla nimikkeistö vaihtuu nopeammin. Nämä tekijät aiheuttavat vaatimuksia henkilöstömäärän skaalautumiseen sekä tilankäytön joustavuuteen.

Tämän tarkastuslistan tarkoitus on kiinnittää huomiota varastojen yleisimpiin kehityskohteisiin, joilla on usein suora linkitys Leanin seitsemään hukkaan. Osan kehityskohteista saa kuntoon kehittämällä sisäisesti prosesseja. Osaan kuitenkin vaaditaan oikean varastonhallintajärjestelmän (WMS) apua. Monet yritykset käyttävät WMS-hanketta prosessien kehittämisen ajurina. Muutokseen on usein helpompi motivoitua, jos muutoksen draiverina toimii jokin ulkoinen voima. Kirjoitus sisältää joukon kysymyksiä (”happotestejä”), joiden tarkoitus on auttaa löytämään kehityskohteet tai toteamaan asioiden olevan hyvässä kunnossa.

Vastaanotto – koko varaston peili

Kysymys ”Kuinka kauan tavara seisoo vastaanotossa?” voi paljastaa usein sisälogistiikan heikon kohdan. Teollisuuden varastoissa keskimääräinen aika on 48 h eli surkea, kaupassa se on 6 h. Huippuvarastoilla aika on 0 minuuttia, koska tavara ei pysähdy vastaanotossa. Vastaanotossa hukka muodostuu usein mm. lemppauksesta, moninkertaisesta käsittelystä, tehottomasta laaduntarkastusprosessista, vastaanoton puskureista ja ostotilausten selvittelystä.

Leanwaren näkemyksen mukaan optimaalinen vastaanottoprosessi on seuraava:

  1. Yksikkö eli lava tai esim. muovilaatikko otetaan autosta.
  2. Yksikön SSCC-koodi luetaan lukijalla.
  3. WMS näyttää mitä tuotteita yksikössä on ja minne yksikkö pitää varastoida.
  4. Yksikkö siirretään ja kuitataan oikeaan varastopaikkaan.

Tällöin vastaanoton lattialle ei synny ylimääräistä varastoa ja materiaali saadaan yhdellä käsittelyllä varastoon.

Virtauttamalla ”autosta varastoon” prosessin osaa, saadaan useita etuja:

  • Materiaali saadaan hallintaan ja siten keräilyyn tai myyntiin.
  • Materiaalipuutteiden etsimiset vastaanotosta saadaan poistettua.
  • Toimitusketjun suorituskyky paranee huomattavasti (teollisuudessa 1,5 vuorokautta pois), eikä materiaali ole hukassa toimitusketjun näkökulmasta.
  • Vastaanoton tilatehokkuus paranee.

Vastaanoton ”happotestin” voi tehdä siis kahdella kysymyksellä: ”Kuinka kauan tavara seisoo vastaanotossa?” ja ”Kuinka monta kertaa materiaaliin kosketaan matkalla autosta oikeaan varastopaikkaan?”

Laadun mittaamista varastossa

Varaston laatua voidaan mitata kahdella selkeällä mittarilla: keräilytarkkuudella ja saldotarkkuudella. Näiden lisäksi toimitusaikaa ei saa unohtaa.

Saldotarkkuus kertoo varastopaikkojen määrän, joissa on oikea nimike ja oikea määrä. Tavoitetasona voidaan käyttää 98,5 %. Vanhemmissa ERP-järjestelmissä ovat nimikkeen kaikki saldot keräilypaikassa, vaikka kyseistä nimikettä voi olla useissa yksiköissä ympäri varastoa. Tämä aiheuttaa auttamatta laadullisia ja toiminnallisia haasteita. Tästä lisää dynaamisen varastoinnin yhteydessä.

Keräilytarkkuus kertoo montako virhettä (nimike tai määrä) tehdään suhteessa keräilyriveihin. Hyvä tavoitetaso on 99,0 %. Automaattivarastoissa se on 99,5 %. Yleisesti ottaen kaupanalan keräilylaatu on parempaa kuin teollisuudessa. Jos teollisuuden varastoissa päästäisiin kaupanalan varastojen laatuun, niin suurin osa tuotannon materiaalihäiriöistä poistuisi. Tämä puolestaan vaikuttaisi merkittävästi tuotannon läpimenoon ja ”reworkin” määrään. Keräilytarkkuuteen vaikuttavat useat tekijät. Keräilytarkkuus alkaa hyvästä saldotarkkuudesta, jossa laadukas vastaanotto ja varastopaikkamerkinnät näyttelevät tärkeää roolia. Keräilyn tarkkuutta voidaan parantaa erilaisin ”error-proofing” metodein, kuten paikan tarkastusnumeroilla, valo-ohjauksella ja viivakoodeilla. Lisäksi automaattivarastoissa punnitus tuo lisävarmuutta.

Happotesti: Tunnetko varastosi saldo- ja keräilytarkkuudet?

Tähtää kokonaistehokkuuteen, varo osaoptimointia

Leanin oppien mukaan prosesseja pitää yksinkertaistaa ja standardisoida. Tämän opin olemme todenneen toimivaksi kymmenien WMS-toimitusten  kokemuksella.  Varaston kokonaistehokkuus ja laaduntuottokyky paranevat yksinkertaistamalla ja selkeyttämällä prosesseja, vaikka niin rakkaista osaoptimoinneista joudutaankin luopumaan. Usein varaston prosessit ovat muotoutuneet akuutin tarpeen ohjaamana vuosien saatossa ilman tarkempaa kokonaissuunnittelua. Tämä on synnyttänyt prosessiin ”vimpautuksia”, jotka vaativat henkilöstöltä erityistä tarkkuutta ja osaamista sekä lisäävät virheriskiä. Usein prosessien suoristaminen on kuitenkin vaikeaa ilman ulkopuolista apua.

Arvioi kriittisesti tilaus-toimitus -prosessia

Tilaus-toimitus-prosessin arviointi voidaan aloittaa arvioimalla kuinka monta kertaa tilausta käsitellään ennen toimitusta. Jokainen käsittely nostaa kustannuksia ja luo mahdollisuuksia virheisiin. Lean-filosofiassa puhutaan tämän hukan kohdalla ”yliprosessoinnista”.  Kun työ on selkeää (seuraava keräystyö tulee järjestelmästä), suoraviivaista (mistä keräät seuraavan rivin) ja automatisoitua (ota lähete ja kollitarra tulostimesta), niin tehokkuus ja laatu paranevat. Tilaus-toimitus-prosessia voidaan arvioida myös mittaamalla yhden tilauksen läpimenoaikaa (virtaustehokkuutta). Mitä pidempi on läpimenoaika, sitä enemmän tilauksia on samanaikaisesti auki varastossa. Tämä aiheuttaa kaksi ongelmaa: virheherkkyys nousee (isot puskurit aiheuttavat etsimistä) ja varaston joustavuus todennäköisesti heikkenee tai on heikko. Nopea toimitusaika ja joustava asiakaspalvelu ovat yhä tärkeämpiä kilpailutekijöitä. Nykyaikana Suomessa on totuttu 24 h sykliin, mutta megatrendinä ovat yhä lyhyemmät toimitusajat. Maailmalla puhutaan ”2 h deliverystä”.

Happotestikysymykset: Kuinka monet sormenjäljet jää tilaukseen prosessin aikana tilauksesta toimitukseen? Mikä on yhden tilauksen läpimenoaika?

Joustavaa ja dynaamista varastointia – tilat ja resurssit

Yksi modernin varaston tunnuspiirre on se, että toiminta ei ole henkilöriippuvaista. Henkilöstö osaa tehdä monia eri työvaiheita, jolloin työtehtäviä voidaan kierrättää ja henkilöstön työviihtyvyys paranee. Uusiin tehtäviin oppiminen on sekä helppoa että nopeaa, jolloin esimerkiksi vuokratyövoiman käyttö on tehokasta. Tehokkaassa varastossa johdetaan prosesseja yksittäisen henkilön työsuoritusten sijaan. Tällöin varasto pystyy mukautumaan nopeasti volyymivaihteluihin. Kuten alussa todettiin, varastojen volyymit vaihtelevat koko ajan enemmän ja toisaalta varastojen nimikkeistö vaihtuu nopeammin. Tämä vaikuttaa erityisesti varaston tilankäyttöön. Perinteisissä ERP-ohjatuissa varastoissa materiaaleille on osoitettu tietyt kiinteät varastopaikat. Tällöin kohdataan usein tilanne, missä varaston tilankäyttö on epätasaista. Dynaaminen varastointi poistaa tämän ongelman. Materiaalin varastopaikka päätellään aina saapumisen yhteydessä ABC-kiertoluokan, materiaalin fyysisten ominaisuuksien sekä vapaana olevien varastopaikkojen perusteella. Tila saadaan käytettyä tehokkaasti ja varaston oikea kierto (FIFO) saadaan varmistettua. Kokemus on osoittanut, ettei dynaaminen varastointi vaadi enempää tilaa kuin kiinteäpaikkainen varasto.

Happotesti: Osaako varastossasi henkilöriippuvaisia tehtäviä? Onko tilankäyttö epätasaista?

Paperilistat ja inventointi = hukkaa

Paperisten keräyslistojen käyttö ja inventointi ovat kaksi hyvin yleistä ja isoa hukkatekijää. Paperilistojen kanssa hukkaa syntyy tulostuksesta, virheistä, erillisistä keräilykuittauksista, mahdollisesti erillisestä kollilappujen tekemisestä sekä itse paperista. Inventointi on lähtökohtaisesti hukkaa. Inventoinnilla korjataan heikkojen prosessien tuottamia ongelmia. Varaston prosessit pitää järjestää niin varmoiksi, että erillistä inventointia ei tarvita.

Pärjäätkö yhdellä tempulla?

Kuten alussa esitettiin, varastojen välillä on nykyään ennennäkemättömiä suorituskykyeroja. Suorituskykyinen, tehokas ja joustava varasto ei synny yhdellä tempulla. Siihen vaaditaan, että kaikki prosessin osat ovat tehollisesti ja laadullisesti kohdallaan. Mikäli useampi happotestikysymys askarrutti, kannattaa varaston tehollinen ja laadullinen suorituskyky selvittää. Huomattavaa on, että varaston ulkoistus ei ole tässä ratkaisuna, koska sillä suljetaan joukko asiakaspalveluun liittyviä kilpailukeinoja pois. Digitaalisuus taas mahdollistaa aivan uuden tyyppisiä prosesseja. Digitaalisuudella voidaan tuottaa nopeutta, lisäpalveluja ja kustannustehokkuutta. Kaupanalalla sisälogistiikkaa on pidetty pitkään yhtenä keskeisenä menestystekijänä. Teollisuuden huipputehtaat pitävät sisälogistiikkaa tärkeänä tuotannon osana.

Sinä päätät onko varastosi kustannus vai kilpailutekijä!

 

janne-viinikkala-blogJanne Viinikkala
Toimitusjohtaja
Leanware Oy

Blogi sähköpostiin?

Liity Leanwaren uutiskirjeen postituslistalle. Tilaamalla uutiskirjeen saat uusimmat blogikirjoitukset sekä tietoa Leanwaren tapahtumista ja ajankohtaisista asioista suoraan sähköpostiisi.

* Pakollinen