Tiedolla johtamisen merkityksen tulee olla selkeä läpi organisaation ja siitä syystä aihetta on tarpeen käydä läpi muutaman eri tulokulman kautta.
Lähdetään ensimmäisenä liikkeelle siitä, että mikä on tiedolla johtamisen tavoite ja tarkoitus strategian tasolla. Tiedolla johtaminen osana strategiaa tarkoittaa lyhykäisyydessään sitä, että organisaatiossa pyritään luomaan päätöksenteon tueksi luotettavaa tietoa, jonka avulla organisaatiota johdetaan. Päätöksien tulisi perustua luotettavaan informaatioon organisaation ydintoiminnasta, jotta organisaation toiminta olisi kannattavaa ja tuloksellista.
Jalostetun tiedon avulla pyritään siis tekemään sellaisia päätöksiä, joiden lopputulos voidaan arvioida riittävän tarkasti. Liiketoiminnan kannalta oleellista tietoa syntyy organisaation arkipäivän toiminnasta huomattavan paljon ja nykypäivänä haasteet eivät ole niinkään datan määrään liittyviä vaan sen käyttöön liittyviä haasteita: miten tätä kerättävää tietoa tulisi siis hyödyntää?
Toinen asia, jota tiedolla johtamisessa tulee ottaa huomioon, on siis se, miten kerättävää tietoa tulisi hyödyntää, jotta toiminta kehittyy, tehostuu tai pysyy muuttuvassa maailmassa edelleen kannattavana? Tiedon tarve syntyy aina liiketoiminnasta ja sen haasteista tai kehityskohteista.
Jos liiketoiminnalla on haasteita esimerkiksi toimitusvarmuuden kanssa, on oleellista tarkastella toimitusvarmuuden kannalta välttämättömiä työtehtäviä ja työvaiheita – onko esim. varastossa jokin usein toistuva ongelma, joka hukkaa aikaa merkittävästi? Ongelmien ja haasteiden juurisyiden selvittäminen ja näiden toistuvuuden poistaminen on jo itsessään tiedolla johtamista, mutta on myös syytä muistaa se, että jatkuvalla seurannalla voidaan varmistaa nopea reagoiminen muuttuneeseen tilanteeseen. Esimerkiksi Avant Tecnolla sisäisen laadun ja tuottavuuden kasvattaminen olivat keskiössä, kun he alkoivat pureskelemaan poikkeamadataansa. Raportoitujen poikkeamien määrä on noin 200–400 viikossa ja näiden yksittäiseen käsittelyyn tuhlaantuisi liikaa aikaa ja siksi Avant Tecnolla hyödynnetään poikkeamien käsittelyssä kategorisointia, joista nostetaan kriittisimmät käsittelyyn.
”Meidän ei tarvitse pureutua jokaiseen raportoituun poikkeamaan erikseen vaan voimme datan visualisoinnista nopeasti ja helposti todeta, mihin tiettyihin asioihin meidän pitää keskittyä. PowerBI:llä havaitsemme useimmin toistuvat poikkeamat, ja niihin haluamme pureutua.” – Juha Linnusmäki
Kolmas tulokulmani on kerääntyvän tiedon käsitteleminen. Tietoa työtehtävän suorittamisesta ja sen haasteista kasaantuu esimerkiksi työntekijöille ja he asiantuntijuuteensa nojaten pureskelevat tämän henkilökohtaiseksi kokemukseksi. On siis oleellista huomioida, että tiedolla johtamisessa yksi haaste on se, että jos liiketoiminnalle kriittinen tieto kasaantuu muutamalle työntekijälle, tietyt prosessit ovat näiden työntekijöiden vastuulla. Tiedon henkilöityminen on ongelmallista monestakin syystä, sillä se aiheuttaa haitallisen riippuvuussuhteen organisaation ydintoimintojen sekä työntekijän välille.
Ensimmäiseksi haluan nostaa esiin työntekijän kuormittavuuden, sillä jonkin työtehtävän suoriutuminen jää tällöin tiedon omaavan harteille. Työntekijän asema suhteessa liiketoimintaan muuttuu ja tällöin hänen osaamisensa on enemmänkin kriittinen resurssi, kuin työyhteisön jäsen. Tällöin organisaation työkulttuuri on kuormittava ja saattaa voimistaa työntekijöiden vaihtuvuutta, joka taas tarkoittaa sitä, että organisaatiolle syntyy lisää kuluja, puhumattakaan siitä kriittisestä tiedosta ja taidosta, joka siirtyy pois työpaikalta. Tämä on konkreettinen esimerkki siitä, minkä takia tiedon kerääntyminen tulisi ohjata esimerkiksi järjestelmiin, joita työntekijät käyttävät osana työtään.
Kun liiketoiminnalle oleellinen tieto on valjastettu resurssiksi, pystyy työntekijä itsessään keskittymään omaan työhönsä ja kehittymään työssään vapaammin. Lisäksi vastuu oleellisesta tiedosta siirtyy organisaation järjestelmiin ja organisaation näkökulmasta yksi ydintoimintaa uhkaava riskitekijä eli tiedon henkilöityminen on paremmin kontrolloitavissa.
Blogi on ensimmäinen osa Eero Sallisen blogikokonaisuutta, joka käsittelee tiedolla johtamista.
