ERP:ssä reikä, eikä!

Uusi vuosi ja uudet kujeet. Ajan henki tuntuu olevan, että monessa yrityksessä uudet kujeet liittyvät toiminnanohjausjärjestelmän päivitykseen tai vaihtoon. Tarve liittyy yleensä joko käytössä olevan version tuen päättymiseen ja/tai nykyisen järjestelmän teknisiin tai toiminnallisiin puutteisiin.

Jo pelkkä isompi versiopäivitys voi toisinaan vastata työmäärältään jopa järjestelmävaihtoa. Mitä vanhempi versio, ja mitä enemmän räätälöintejä, sitä suuremman työn päivitys vaatii. Vastaavasti, mitä manuaalisemmat prosessit ja suuremmat ohjauspuutteet, sitä enemmän uusi järjestelmä taas edellyttää muutoksia nykyisiin prosesseihin. Oli kyseessä sitten vanhan päivitys tai uuden käyttöönotto.

ERP-muutosprojektin aloitus

Tyypillisesti ERP-muutosprojekti aloitetaan kuvaamalla liiketoiminnan nykyiset ydinprosessit esim. uimaratamallilla. Tämä auttaa ymmärtämään prosessien kulkua sekä tunnistamaan niiden pullonkauloja. Prosessikaaviot ovat myös lähes välttämätön työkalu potentiaalisille toimittajille asiakkaan liiketoiminnan ja ERP:n toiminnallisten vaatimusten hahmottamiseen.

Kun prosessikaaviot on tehty, alkaa yleensä mielestäni ristiriitaisin osuus eli toiminnanohjausjärjestelmältä vaadittavien ominaisuuksien listaus excel-taulukoihin, jotka sitten lähetetään toimittajille täytettäväksi. Yleensä listaus on joko ominaisuus- tai tarvelähtöinen. Molemmissa on puolensa.

Vaihtoehtojen vertailu

Ominaisuusvertailu on ehkä toimittajille tasapuolisempi vaihtoehto, mutta mikäli lähes kaikki vastaavat kaikkiin kohtiin ”Kyllä”, on vertailu hankalaa. Tarvelähtöisessä tavassa sillä, minkä nimisellä ominaisuudella tarve täytetään, ei ole merkitystä. Taaskaan pelkkä ”Kyllä”-vastaus ei kuitenkaan erota toimittajien ratkaisujen hyvyyttä tai huonoutta toisistaan, joten ydinprosessien osalta kannattaa vaatia tarkempi kuvaus tarpeen ratkaisuprosessista. Vähintäänkin demon kautta tai mieluiten jopa toimittajan referenssiasiakkaalla, mikäli se on mahdollista. Mitä enemmän toistoja, sitä suurempi merkitys on myös toiminnon ja sitä kautta prosessin tehokkuudella. Tästä lähes poikkeuksetta muodostuu myös järjestelmämuutoksen takaisinmaksu.

Huomioitavia asioita

Oli ERP-muutos sitten päivitys tai vaihto, on syytä huomioida muutama seikka:

1. Tunnista oman liiketoimintasi ydinprosessit, niiden toiminnalliset tarpeet ja ohjausvaatimukset järjestelmätasolla. Niihin panostamisessa on aina paras panos-tuottosuhde. Toiminnanohjausjärjestelmissä ja käyttölaajuuksissa on massiivisia eroja, joten kannattaa tutustua huolella potentiaalisten toimittajien referensseihin.
2. Vältä ERP:n räätälöintejä. Muistuttaisin vielä, että monessa tapauksessa räätälöinnit ovat juurisyy ERP-muutostarpeeseen, koska ylläpidettävyys ja päivitettävyys on kärsinyt liikaa. Lisäksi monet nykyaikaiset pilvi-ERP:t päivittyvät yhä useammin ja automaattisesti, jolloin räätälöintien toiminnan varmistaminen on jatkuvaa, aikaavievää ja kallista.
3. Mikäli ERP ei jonkin ydinprosessin ohjaukseen taivu, kavenna sen roolia, korosta liitettävyyttä ja kartoita keskeisiin toimintoihin parhaat ratkaisut. Järkevä modulaarinen IT-arkkitehtuuri mahdollistaa tarvittaessa yksittäisten ERP-liitännäisten käyttöönottamisen, muuttamisen tai vaihtamisen ilman massiivista ERP-projektia. Nykyaikaisten integraatioalustojen ja järjestemien välisten valmiiden konnektorien ansiosta, on integraatiokustannus pudonnut murto-osaan entisestä. Nosta siis katse ylös ja valitse tärkeimpiin toimintoihin parhaat ohjelmistoratkaisut, ilman kalliita kompromisseja

Leanwaren ohjelmistojen roolitus ja liitettävyys on suunniteltu teollisuuden ISA-95-standardia noudattaen. Se varmistaa että järjestelmäarkkitehtuuri on järkevä, turvallinen ja kustannustehokas. Mikäli kompromissit kohdistuvat oston, logistiikan tai tuotannon toimintoihin, kannattaa ottaa yhteyttä ja tutustua meidän ohjelmistoratkaisuihin tarkemmin.