Ydinprosessien kehittäminen: Varaston tehokkuus ja mittarointi

10.7.2019

Tiedätkö varastosi tehokkuuden? Varaston tehokkuuteen ja laatuun vaikuttaa hyvin moni asia, kuten nimikkeiden määrä, tilausten määrä ja koko, tuotteiden koko ja käsiteltävyys, ja moni muu tekijä. Nämä seikat nostetaan usein jalustalle ja niillä selitetään oman varaston tehottomuutta vertailuryhmässä. Nimikkeiden erilaisuus voi selittää 20-30 % tehoeroista, kun verrataan vastaavan tyyppiseen varastoon. Se ei kuitenkaan selitä moninkertaisia tehokkuuseroja.

Ennen varsinaista asiaa, haluan varoittaa eniten väärinkäytetystä mittarista. Mittari on niinkin yksinkertainen kuin keräysteho, eli rivejä per keräilyyn käytetty työtunti. Mittari voi kertoa jotain keräilyn tehokkuudesta, mutta ei missään tapauksessa varaston kokonaistehokkuudesta. Olen nähnyt kymmeniä erilaisia manipulointeja, miten työtä on uudelleen jaettu, kun johto on alkanut seurata keräilyn rivimäärien ja siihen käytetyn ajan suhdetta. Ero esittämääni kokonaistehokkuusmittariin on selkeä, vaikka ensivaikutelma tuntuu samalta.

Varaston kokonaistehokkuus on päivän kerätyt rivit jaettuna kaikilla varaston (myös toimistotyö) työtunneilla. Miksi? Varaston tärkein tehtävä on toimittaa varastoituja nimikkeitä, kaikki muu (vastaanotto, hyllytys, dekantointi, sisäiset siirrot, inventointi…) tehdään, jotta toimitus (keräily) onnistuu. Jos meillä on sorvi, niin sorvin lopputulos on valmiita kappaleita per konetunti. Se on ainoa mittari. On aivan sama, onko sorvari käyttänyt ajan materiaalin noutamiseen, susien sorvaamiseen, teräpalojen vaihtoon, tai vaikka esimiehen kanssa keskusteluun, vain valmiit kappaleet ratkaisevat. Sama juttu pätee varastossa. Seuraavaksi kuulee selityksiä, että toimittajat lähettävät nimikkeet niin hankalasti, että vastaanotto on hidasta ja siksi tunteja menee niin paljon. Tällöin voi todeta, että mittari toimii: prosessissa ja toimintatavoissa on kehitettävää.

Verrokkilukuja on vaikea antaa ja niiden käyttäminen vaatii aina tulkintaa. Lähtökohtaisesti, jos teho on alle 5r/henkilötyötunti olet heikoimman kymmenyksen alapäässä. Yläpäässä ei oikeastaan ole kattoa, koska automaatiolla saadaan ihmeitä aikaan. Meillä on yli 200 varaston analyysikokemus, joten pystymme auttamaan teitä oikean verrokin etsinnässä.

Parhaiden varastojen nimikkeiden varastossa oloaika on alle 30 päivää. Tällöin vastaanottoja tapahtuu usein. Siksi olen miettinyt näille varastoille uutta mittaria: in-out-tehokkuus. In-out teho on vastaanotetut plus kerätyt rivit per varaston kokonaistyömäärä. Mittarin eräs hienous on siinä, että se korostaa yhteistyötä hankinnan kanssa: saapuvan materiaalin pitää olla kunnolla merkitty ja yksiköity jo lähettäjällä.

Saldotarkkuuden merkitys korostuu nimikemäärien kasvaessa ja varastokierron parantuessa. Selkeimmät merkit liian heikosta saldotarkkuudesta ovat seuraavat:

  1. Ostaja joutuu menemään varastolle tekemään havaintoja, mitä pitäisi ostaa.
  2. Verkkokaupassa asiakas saa tilattua, mutta varastossa ei olekaan kyseistä tuotetta, jolloin asiakas kokee karvaan pettymyksen.

Saldotarkkuus on ehdoton edellytys hyvälle asiakaspalvelulle ja varastokierron kehittämiselle. Varastokierron kehittäminen puolestaan vapauttaa pääomia ja varaston kannalta se vapauttaa tilaa. Saldotarkkuus pitää olla 99-prosentin luokkaa tai parempi.

Erittäin tärkeä mittari: keräilytarkkuus. Sen tavoitetason pitää olla yli 99,9 %. Teollisuuden keräilyvirheet ovat kalliimpia kuin kaupan, mutta kaupan alalla virheestä syntyy usein ulkoinen kulu. Tämän vuoksi kauppa on keräilytarkkuudessa teollisuutta edellä.

Erilaisia osaprosesseja voidaan mitata ja niitä voidaan käyttää sisäiseen kehittämiseen. Eli niillä voidaan tarkkailla kehittämistoimenpiteiden vaikutuksia prosessiin. Niiden ulkoinen vertailu on hyvin haastavaa: esimerkiksi shuttle-keräilyssä on aivan eri asia kerätä kuluttajapakattuja 200 g:n nimikkeitä kuin teollisuuden 5 kg:n kahden käden noston vaativia nimikkeitä.

Tietyissä varastoissa kannattaa arvioida myös kuutioiden käytön tehokkuutta. Usein näkee tilanteen, jossa lavapaikat ovat loppu, mutta kuutioista ei ole käytössä kuin 20 %. Tällöin kannattaa miettiä nimikkeiden ohjautumista varastopaikoille ja toisaalta varaston hyllyjakoa.
Työtapaturmien määrä varastoissa jää usein pienelle huomiolla. Sisälogistiikassa käytetään paljon trukkeja, nostetaan selällä, viilletään paketteja auki yms. Useilla tehtailla jo ulkoportilla näkyy taululla ”päiviä edellisestä työtapaturmasta”, mutta varastoilla ollaan vasta heräämässä työturvallisuuteen. Yleisin Suomessa käytetty mittari on tapaturmien taajuus, eli LTA (lost time accidents), suhteessa miljoonaan työtuntiin. Tapaturmaksi luokitellaan sellaiset onnettomuudet, jotka vaativat yli päivän poissaoloa työstä. Kannustan kaikkia logistikkoja ottamaan työtapaturmat omaksi mittarikseen.

Useat tutkimukset osoittavat työviihtyvyyden ja johtamisen olevan suorassa korrelaatiossa sairauspoissaoloihin. Sairauspoissaoloprosentti on myös yksinkertainen mittari logistiikkaan. Henkilöstön viihtyvyyteen ja varaston kyvykkyyteen vaikuttaa myös eri roolien moniosaaminen. Osaamisindeksi voi olla tässä hyvä mittari.

Mitä selkeämmät mittarit sinulla on, sitä paremmin tekijöiden huomio kiinnittyy oikeisiin asioihin. Mittarit eivät yksin auta, vaan kehittämiseen tarvitaan selkeää johtamista. Sisälogistiikan kompleksisuus kasvaa jatkuvasti. Esimerkiksi käsiteltävien nimikkeiden kokonaismäärä kasvaa jopa kymmeniä prosentteja vuodessa, mutta sisälogistiikan menetelmät ovat monin paikoin 10 vuotta vanhoja. Aseta mittarit, kerro tavoitteet ja kehitä. Me olemme Suomen paras apu sinulle.

Janne Viinikkala

Janne Viinikkala
Toimitusjohtaja
Leanware Oy

Blogi sähköpostiin?

Liity Leanwaren uutiskirjeen postituslistalle. Tilaamalla uutiskirjeen saat uusimmat blogikirjoitukset sekä tietoa Leanwaren tapahtumista ja ajankohtaisista asioista suoraan sähköpostiisi.

* Pakollinen