Valitako globaali vai lokaali toimittaja? Tämä on kysymys, jonka eteen yritykset yhä useammin joutuvat isoja hankkeita käynnistettäessä. Oli kyse sitten laitteista tai ohjelmistoista, maailma on pienentynyt myös Suomesta katsottuna.
Onko iso kansainvälinen toimittaja aina se varmin valinta, ja missä tilanteissa puolestaan kannattaa valita paikallinen toimija? Onnistuneessa projektissa toimittaja ja asiakas ovat samalla taajuudella projektin tavoitteiden ja sisällön suhteen. Yllätyksiä ei tule, eikä toimittajaa tai ohjelmistoa puserreta tilanteeseen, mihin se ei luontevasti sovi. Ohessa 6 kriittisen askeleen lista asioista, jotka on hyvä huomioida ennen lopullista päätöstä.
Ennen ensimmäistäkään hankintaa tai päätöstä tarkenna yhteisesti käytettävät termit ja käsitteet. Mikä on globaalia juuri kyseisessä tapauksessa? Joku ymmärtää kysymyksen helposti toimittajan, toinen toimituksen kautta. Toimittaja siis voi olla globaali, mutta toimitus hyvinkin paikallinen. Vastaus ja lopputulos ovat hyvin erilaisia, mikäli kysymystä ei ymmärretä samalla tavalla. Niin ikään voi olla lukematon määrä erilaisia käsityksiä siitä, mitä jokin termin alla oleva ohjelmisto tekee – tai on tekemättä. Selvitä siis ensimmäiseksi, mitä yrityksesi käyttämät termit yleisesti tarkoittavat.
Tavoitteen määrittelyn merkitystä ei voi korostaa liikaa. Ne luovat pohjan arkkitehtuurille ja prosesseille, joista vasta päästään itse toimittajavalintaan ja toimitusprojektiin. Mieti, mikä juuri sinun yrityksellesi on tärkeää. Tavoitellaanko esimerkiksi:
Vastaukset voivat vaihdella sen mukaan, mikä on yrityksen tilanne ja muu toimintaympäristö. Koska kirsikanpoiminta tavoitteissa johtaa helposti paradoksaaliseen vaatimuslistaan tarjouskyselyssä, syy-/seuraussuhteet on oltava selkeät ja sisäistetty. Kysy siis itseltäsi: Miksi tätä tehdään ja tukeeko vaatimus tavoitetta, vai ei?
Globaali toimija koetaan usein turvalliseksi ja tuki ison organisaation myötä turvatuksi. Näin siis helposti oletetaan. Todellisuus on kuitenkin hyvin kirjava. Suomessa ei ehkä olekaan edustusta, tuki on olematon ja markkina liian pieni, jotta tilaajan toiveet tulisi aidosti huomioiduksi. Lopulta isossakin firmassa voi olla vain kourallinen tilattavaan toimitukseen erikoistuneita työntekijöitä. Selvitä, mikä aidosti on käytössä oleva organisaatio.
Vastaukset tavoitteen asettamisen yhteydessä mainittuihin, samoin kuin moniin muihin tärkeisiin kysymyksiin, voivat muuttaa alkuolettamuksen päälaelleen. Jos esimerkiksi tavoittelet lyhyttä vasteaikaa, ei globaali toimija off-shore tuen kanssa enää ole optimaalinen vaihtoehto. Kun taas haet paikallista joustavuutta ja ketteryyttä, maailman suurin ei ehkä ole taloudellinen, tai edes mahdollinen toimittaja. Hajautus tai keskitys voivat molemmat olla oikeita ratkaisuja riippuen muusta ympäristöstä.
Maailman mittakaavassa Suomen kieli on varsin marginaalinen niin ohjelmisto- kuin tukimielessä. Tuotannossa ja logistiikassa se on kuitenkin edelleen ykköskieli, vaikka toiminta muuten olisikin kansainvälistä. Järjestelmien ensisijainen tehtävä on helpottaa ja nopeuttaa ihmisten työtä, ei tehdä siitä entistä vaikeampaa. Varmista kielituki aina, kun se katsotaan oleelliseksi muuttujaksi. Muuttujien puolestaan pitää aina kytkeytyä tavoitteisiin – muuten ne ovat toissijaisia.
Vasta kun tiedetään, mitä investoinnilla ja arkkitehtuurilla tavoitellaan, on mahdollista määrittää sitä tukeva arkkitehtuuri. Järjestelmien elinkaari on oleellinen osa investointipäätöstä, joten pidä siis mielessä toiminnan jatkuvuus myös vuosien päästä. Standardit määrittävät globaalit raamit, joissa eri ohjelmistot toimivat sujuvasti yhteen ja niiden uudistaminen on mahdollista myös myöhemmin.
Standardit mahdollistavat lokaalien toimijoiden yhteensopivuuden globaaleilla markkinoilla. Ne myös auttavat pitämään eri toimintojen väliset rajat välillä selkeinä ja rajapinnat vakioina. Esimerkiksi ISA-95 luo erinomaisen pohjan kestävään arkkitehtuuriin läpi prosessien. Liiallinen hajautus tuo mukanaan tukihaasteita, mutta kaikkien toimintojen paketointi samaan ohjelmistoon ei sekään aina ole paras vaihtoehto.
Vanhan viisauden mukaan kaiken taitava ei osaa mitään kunnolla, mikä pitää valitettavan usein paikkansa. Keskitien löydät varmimmin juuri standardeja ja tasoja hyödyntämällä. Esimerkiksi käyttämällä liiketoimintakriittisillä alueilla best-of-breed sovelluksia voidaan on saavuttaa merkittävää tehostumista.
Toimintaa ohjaavat prosessit voivat olla toimittajasta riippumatta globaaleja, mikä mahdollistaa useiden eri toimittajien käyttämisen eri maanosissa vakiorajapinnoilla. Vakioidut prosessit ja arkkitehtuurin tasot luovat joustavuutta siellä, missä sitä tarvitaan eli tuotannossa ja logistiikassa. Vaikein tilanne tulee eteen, jos päädytään hankkimaan täysin vakio ohjelmisto, mikä melkein tukee tavoiteltua prosessia. Puuttuva toiminto voi pahimmillaan kaataa koko hankkeen tai vähintäänkin tulla erittäin kalliiksi.
Erikoista kyllä, automaatio on edelleen hyvin alueellista eri maanosissa ja maissa. Globaaleissa hankkeissa tämä voi aiheuttaa odottamattomia yllätyksiä. Onneksi vakioidut järjestelmä-prosessit mahdollistavat hyvinkin kirjavan automaation käyttämisen eri maiden välillä. Monikansallisen yrityksen maailmanlaajuinen hanke voi valua hukkaan, jos toimittaja on globaali, mutta prosessit lokaaleja. Synergia häviää ja sovelluksesta tulee täysin paikallinen tai muuten vaikeasti ylläpidettävä.
Karsi pois kaikki turhat prosessit. Ne lisäävät kompleksisuutta ja maksavat rahaa. Lisäksi jälkikäteen usein huomataan, että näennäisen pakollisia toimintoja ei lopulta käytetä lainkaan. Ja silloin harvoin kun käytetään, syy on huonossa perusprosessissa. Esitä siis joka toimintoon kriittinen kysymys siitä, miten se tukee tavoitetta. Jos lisäarvoa ei ole, sitä ei ole syytä jatkaa.
Kaksi eri yritystä voivat samaa ohjelmistoa hankkiessaan päätyä hyvin erilaisiin lopputuloksiin, ja näin pitääkin. Älä koskaan kopioi toisen yrityksen mallia tietämättä, mihin tavoitteisiin ja reunaehtoihin se on perustunut.
Referenssit ovat erinomaisia apuvälineitä, mutta päätökset eivät saa nojata yksin niihin. Suositeltavaa onkin käyttää omien resurssien puutteessa ulkopuolista apua yrityksen tietämyksen lisäämiseen ennen ison järjestelmähankkeen aloittamista.
Hyvässä tilanteessa potentiaalisilla toimittajilla on jo aikaisempaa kokemusta vastaavista toimituksista. Haasta siis toimittajat tuomaan pöytään myös omaa tietoa ja näkemystä jo tarjousvaiheessa. Hyvä toimittaja on kiinnostunut ja osaa kehittää myös prosesseja.
Palataan vielä hetkeksi alun kysymykseen. Valitako globaali vai lokaali ICT-toimittaja? Vaikka matka onkin vielä jäljellä, näiden kuuden askeleen avulla olet jo huomattavasti lähempänä oikeaa valintaa niin toimittajan kuin järjestelmän kanssa. Tosin prosessin aikana on voinut tulla iso kasa yllätyksiä ja alun preferenssi muuttua. Se on hyvä niin, koska lopullisen projektin aikana niitä ei enää pääsääntöisesti haluta.
