Ruohonjuuri Oy on vuonna 1982 perustettu eko- ja luomutuotteiden erikoismyymäläketju. Yrityksellä on kuusi myymälää, joista neljä sijaitsee Helsingissä, yksi Tampereella ja Turussa. Lisäksi yhtiö pitää yllä ja kehittää verkkokauppaa. Ruohonjuuren toiminnan tarkoituksena on harjoittaa kestävän kehityksen mukaista, tuloksekasta vähittäiskauppaa.
Lähtötilanteessa Ruohonjuurella oli halua kehittää toimittajien ja valikoimien hallintaa sekä automatisoida tilausten tekoa. Käytännön haaste oli manuaaliset työprosessit toiminnan kasvaessa ja tuotevalikoimien jatkuvasti muuttuessa. Oli tarve työvälineelle, jolla voisi automatisoida tilausten tekoa, tehostaa myymälöiden valikoimien hallintaa ja varastojen ohjausta. Näihin tehtävä rutiinityö vei ison osan tuotehallinnan, oston ja myymäläpäälliköiden työajasta. Ruohonjuurella on käytössä LS Retail NAV -toiminnanohjausjärjestelmä.
”Varaston kierto on noussut yli kahdella yksiköllä.”
Topias Nieminen, talouspäällikkö, Ruohonjuuri Oy
Ruohonjuuri valitsi käyttöönsä LeanwareSCM-ratkaisun, koska se sopi parhaiten tarpeeseen ja oli vaihtoehdoista kustannustehokkain. LeanwareSCM-ohjelma automatisoi hälytysrajojen ja varastotasojen ohjauslaskennan LS Retail NAV -järjestelmään, tarjosi helppokäyttöisen työpöydän valikoimien hallintaan ja raportointiin. Ohjelman avulla tietoa oli helppo jakaa talon sisällä hallinnossa ja myymälöissä sekä tavaran toimittajille.
LeanwareSCM-ratkaisun käyttö on tuonut Ruohonjuurelle merkittäviä hyötyjä:
Lähtötilanteessa Ruohonjuuren varaston kierto oli alle kymmenen. Tällä hetkellä varaston kierto on yli kaksitoista. Tulokset on saavutettu tarkemmalla tilausten, toimittajien ja valikoimien ohjauksella.
LeanwareSCM-ohjelma on vähentänyt manuaalista työtä merkittävästi sekä hallinnossa että myymälöissä. Esimerkiksi myymäläpäälliköiden työaikaa kului valikoimien ja tilausten suunnitteluun päivä viikossa ennen LeanwareSCM:n käyttöönottoa. Tällä hetkellä samat työprosessit tehdään myymälöissä noin 1-2 tunnissa ohjelman tukemana.
Aiemmin operatiivinen järjestelmä ei tuottanut riittävän hyvin raportteja. Siten ostoja oli pakko tehdä ”mutu”-tuntumalla. LeanwareSCM-ohjelman avulla käyttäjä voi suoraan, helposti ja reaaliajassa suodattaa kehityksen toimittajan sisällä brändeittain, tuoteryhmittäin ja tuotteittain. Tiedon helppo saatavuus on tarkentanut uutuus-, poisto- ja kampanjatuotteiden valintoja. Kun tietoa on voitu helposti jakaa myös tavarantoimittajille, saatavuusongelmia on saatu pienennettyä. Siten koko toimitusketjun tehokkuus on parantunut.
Ohjelman käyttö on tuonut selkeyttä ja yhtenäistänyt toimintamalleja. Kun organisaation eri tasoilla on yhtenäinen tieto helposti saatavilla kaiken aikaa, on helpompi perustella miksi mitäkin tehdään. Työn tulokset on helppo näyttää numeroina.
Kaikki toimituksen tavoitteet on saavutettu – jopa ylitetty.”
Topias Nieminen talouspäällikkö, Ruohonjuuri OyLeanwareSCM hanke on poikennut edukseen kaikista IT-projekteista – kaikki sille asetetut tavoitteet on saavutettu – jopa ylitetty, summaa talouspäällikkö Nieminen.
Ennen LeanwareSCM:ää oli paljon vaikeampaa. Se on mieletön apu myymälätyössä, koska sen avulla saa nopeasti järkevät pohjat tilauksille. Lisäksi tietoa on helppo jakaa, toteaa ostopäällikkö Koskinen.
LeanwareSCM toimitus toteutettiin vaiheittain.
Alkuvaiheessa tuotteiden laitto automaattiostojen piiriin teetti töitä. Aloitimme yhdellä myymälällä, jonka ohjausarvoja jumpattiin tosi paljon. Kun ne oli kunnossa, toteutusta laajennettiin muihin myymälöihin. Projektin onnistumisen kannalta oli keskeisessä roolissa Kampin myymälän tuotevastaavat. He asennoituivat hankkeeseen hyvin ja näkivät hyödyt heti alusta lähtien. Myymälöissä ovat kokeneet LeanwareSCM:n taivaan lahjana omalle työlleen, kertoo Koskinen projektin etenemisestä.
LeanwareSCM-ratkaisu on tuonut selkeyttä ja tehoa arjen työhön myymälöissä ja hallinnossa.
Yksi mikä on ollut mahtavaa henkisesti on se, että omaan työhön on tullut selkeyttä ja rytmiä. On hyvä, että voin numeerisesti näyttää ja perustella miksi mitäkin tehdään, miksi mikäkin on valikoimassa tai kampanjassa. Voin perustella asioita ja päätöksille on niin helppo katsoa LeanwareSCM:stä tukea. Riittämättömyyden tunne on vähentynyt huomattavasti. LeanwareSCM:n avulla voimme keskittyä oleellisiin asioihin sekä hallinnossa että myymälöissä. Työrauhaa on tullut monella tasolla, toteaa Koskinen.
Numerot puhuvat selkää kieltä LeanwareSCM:n toimituksen onnistumisesta – myynti, saatavuus ja varastonkierto ovat parantuneet. Samaan aikaan myymäläneliöiden määrä per myymälä on pienentynyt.
Kehitystä ja ammattimaistumista on meillä tapahtunut monella osa-alueella. Emme pärjäisi, jos asioita tehtäisiin kuten aiemmin kolme vuotta sitten. LeanwareSCM:n avulla luotu toimittajahallinnan keskittäminen ja automaattitilausmalli on meille keskeinen kilpailutekijä nyt ja jatkossa. Hankkeen myötä ammattitaidon taso tilaajilla on kasvanut paljon. Nyt ei pärjätä enää ilman LeanwareSCM:ää, summaa Nieminen.
