Roadmap on erinomainen työkalu pitkien kehityshankkeiden hallintaan ja kommunikointiin.
Valitettavan usein tavoiteltava lopputilanne ei ole täysin kirkas kaikille osapuolille ja luonnollisesti sinne pääsy samalla vaikeutuu. Projektit irtoavat omiksi saarekkeiksi ja eivät johda yhteiseen päämäärään.
Roadmap alkaa alkutilanteen tunnistamisella ja kuvaamisella. Tämän jälkeen päätetään yhteinen tavoitetila. Tavoitetilaan pääsy on usein yhdellä muutoksella mahdotonta, joten on syytä määritellä välivaiheita sinne pääsemiseen. Jokaisen välivaiheen pitää edistää tavoitetilan saavuttamista. Ilman päämäärää on vaikea tunnistaa yksittäisen vaiheen vaikutusta kokonaisuuteen. Big-bang mammuttihankkeissa voi olla tunnistamattomia riskejä, joita hanketta vaiheistamalla tunnistetaan ja voidaan hallita. Yrityksissä olevaa potentiaalia henkilöstön ideoista on myös mahdollista edistää roadmap menetelmillä. Kehityskelpoiset ideat sijoitetaan aikajanalle ja niille päätetään toteutusaika. Tällöin ne eivät vaikuta häipyvän unohduksiin konttorin syövereihin ja tuodaan esiin jatkuva kehitys mitä ollaan suorittamassa.
Kantavana ajatuksena on hankkeen läpinäkyvyys; tavoitteen, vaiheiden ja budjetin läpinäkyvyys. Vaiheiden käsittely pienempinä kokonaisuuksina helpottaa budjetin ja aikataulun hallintaa. Riski laskee, sekä muutoksiin ja löydöksiin on mahdollista tarttua ajoissa. Eri vaiheiden resursointi on mahdollista hallita ja ennen kaikkea ennustaa ajoissa. Vaiheita analysoidessa on mahdollista tunnistaa irralliset toiminnot ja hylätä kokonaisuutta tukemattomat osat ja siten poistaa hukkaa kehityksestä. Kommunikointi pitkissä hankkeissa on erittäin tärkeää. Henkilöstölle ja muille sidosryhmille on mahdollista kommunikoida roadmapin avulla selkeästi kehityksen suunta ja sen vaiheet. Projektien uskottavuutta heikentää usein pelkän pitkän ajan tavoitteen julkistaminen ilman vaiheita sinne pääsyyn. Henkilöstölle tämä välittyy epäuskottavuutena ja epäonnistumisena, jos hanke on kestoltaan pitkä jo alun perinkin. Kokonaisuuden hallinta on ehdottomasti sekä asiakkaan, että toimittajan etu. Asiakas säästää rahaa aikataulun tehokkuudella ja priorisoimalla yritykselle hyödyllisimpiä vaiheita. Toimittaja hyötyy resursoinnin ennustettavuuden ja koko hankkeen läpinäkyvyyden kautta. Tehokas työskentely on kaikkien etu ja varmistaa onnistuneen lopputuloksen.
